Documents comptables : combien de temps faut-il les conserver?

Factures, livres comptables, pièces justificatives… Une entreprise accumule rapidement de nombreux documents au cours de son activité. Pourtant, ces documents ne peuvent pas être supprimés dès que les comptes sont clôturés. Leur conservation répond à des obligations précises que le dirigeant doit connaître.

Une conservation obligatoire pendant 10 ans

Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Cette obligation concerne notamment les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives. Une entreprise doit donc prévoir un système d’archivage suffisamment fiable pour retrouver ses documents plusieurs années après leur établissement.

Factures et justificatifs sont également concernés

Les pièces permettant de justifier les opérations enregistrées en comptabilité doivent elles aussi être conservées. Factures clients et fournisseurs, bons de commande ou bons de livraison peuvent notamment constituer des justificatifs importants. Ces documents permettent de retrouver l’origine d’une opération et de vérifier sa cohérence avec les écritures comptables.

Une obligation à ne pas prendre à la légère

La conservation des documents permet notamment à l’entreprise de présenter les éléments nécessaires en cas de contrôle ou de litige. Le Code de commerce prévoit par ailleurs une amende de 10 000 euros en cas de non-respect de l’obligation de conservation des documents comptables. L’archivage constitue donc une véritable obligation de gestion.

Organiser ses archives au fil de l’activité

Attendre plusieurs années avant de mettre de l’ordre dans ses documents peut rapidement devenir problématique. Un classement régulier des factures et justificatifs facilite leur consultation et limite les risques de perte. Une bonne organisation documentaire accompagne ainsi l’entreprise bien au-delà de la simple tenue de sa comptabilité.